Um paciente inadimplente refere-se a alguém que possui débitos financeiros com uma clínica, hospital ou prestador de serviços de saúde. Simplificando, trata-se de uma pessoa que não honrou suas obrigações de pagamento relacionadas a consultas, exames e procedimentos médicos.

Segundo o Serasa Experian, até 2023, 70,1 milhões de brasileiros estavam inadimplentes. Infelizmente, essa situação é comum em diversas empresas de diferentes setores, inclusive na área da saúde.

Além do desafio da inadimplência, as clínicas em todo o país enfrentam a necessidade de gerir suas finanças de maneira organizada. Neste artigo, oferecemos dicas essenciais para lidar com devedores e manter a estabilidade econômica de sua clínica. Aproveite a leitura!

1. Tenha políticas de pagamento claras

É essencial que qualquer empreendimento, independentemente de oferecer produtos ou serviços, estabeleça políticas de pagamento transparentes. É fundamental que todos os aspectos financeiros das transações entre empresa e cliente, neste caso paciente, sejam claramente compreendidos por ambas as partes.

A implementação de políticas de pagamento aumenta a probabilidade de receber os valores devidos, proporciona à clínica um melhor controle sobre a inadimplência e fortalece o relacionamento com os pacientes ao estabelecer confiança mútua.

Para isso, é crucial que todos os critérios adotados sejam comunicados de maneira clara e acessível. Por exemplo, ao fornecer um orçamento de tratamento, é recomendável enviar por e-mail ou WhatsApp para evitar extravios e garantir que todas as opções de pagamento estejam facilmente disponíveis.

Além disso, oferecer diversas alternativas de pagamento permite que o paciente escolha a mais conveniente no momento. Isso não apenas facilita a contratação dos serviços, mas também aumenta a probabilidade de o pagamento ser efetuado dentro do prazo estipulado.

2. Otimize a comunicação

Mantenha uma comunicação aberta e eficiente com seus pacientes, pois a comunicação é uma via de mão dupla. Para garantir sua eficácia, certifique-se de que os dados de contato dos pacientes estejam atualizados. Verifique os números de telefone e endereços de e-mail para evitar possíveis desencontros na comunicação.

Da mesma forma, é importante que os dados de contato da clínica estejam corretos, incluindo números de telefone, endereços de e-mail, sites e redes sociais. Isso facilita que os pacientes se comuniquem com a clínica sem dificuldades.

No entanto, é recomendável direcionar as questões financeiras para um canal específico, a fim de centralizar as informações. Neste canal, é fundamental que todos os colaboradores envolvidos com pagamentos e transações financeiras estejam cientes das políticas e forneçam informações consistentes.

Por fim, aproveite a tecnologia para enviar lembretes de pagamento antes e após o vencimento. Softwares especializados para clínicas, como o GesClínica, centralizam as informações dos pacientes, incluindo as transações financeiras, e permitem o envio automatizado dessas mensagens.

3. Identifique dívidas com antecedência

Como mencionado anteriormente, um software para clínicas centraliza as informações dos pacientes. No caso do GesClínica, por exemplo, uma vez que o perfil do paciente é preenchido, é possível adicionar o valor a ser cobrado, a frequência e as datas de vencimento das faturas.

Isso facilita o acompanhamento dos pagamentos, permitindo uma abordagem proativa ao entrar em contato com os pacientes antes que a situação se agrave.

4. Esteja aberto a negociações

Após todos os cuidados prévios mencionados, surge a questão: como lidar quando um paciente não efetua o pagamento? É crucial considerar que, frequentemente, os pacientes estão abertos a estabelecer acordos de pagamento. Uma abordagem negativa por parte da clínica pode complicar tanto o processo de pagamento quanto o relacionamento com o paciente.

Embora a clínica tenha o direito legítimo de receber pelos serviços prestados, lidar com a inadimplência da melhor maneira possível pode fortalecer o vínculo com o paciente e aumentar a credibilidade. Muitas vezes, uma conversa franca pode ajudar a encontrar um ponto em comum sem grandes complicações.

A abordagem de cobrança amigável é uma forma de manter uma relação positiva, pois, ao chegar a um acordo, é possível sustentar uma parceria mais duradoura e mutuamente benéfica.

Como cobrar um paciente que está inadimplente?

Na prática, é possível aplicar todas essas orientações para efetuar a cobrança, lembrando sempre de adotar uma abordagem cuidadosa para manter a relação profissional e respeitosa. Você deve:

• Fornecer informações claras;
• Apresentar as opções de pagamento disponíveis;
• Estabelecer um prazo para resposta;
• Formalizar qualquer interação por e-mail ou mensagem;
• Se mesmo assim não houver resultado, considere recorrer a serviços de cobrança profissionais.

Para exemplificar, fornecemos um modelo de mensagem para cobrar um paciente:

“[Nome do Paciente],

Esperamos que esteja bem. Estamos entrando em contato para lembrar sobre a pendência financeira relacionada ao serviço [descrição do serviço]. O valor de [valor] deveria ter sido quitado até [data de vencimento]. Entendemos que imprevistos podem surgir, por isso, estamos disponíveis para discutir opções de pagamento que se adaptem à sua situação. Caso necessite de mais informações ou queira debater alternativas, por favor, entre em contato conosco pelo [número de telefone] ou [e-mail].

Agradecemos sua atenção e colaboração.

Atenciosamente, [Nome da Clínica ou Profissional]”

Em uma mensagem concisa, é essencial fornecer todas as informações necessárias para facilitar o pagamento da maneira mais conveniente possível.

Organizando a gestão de inadimplentes

Lamentavelmente, as clínicas ainda não têm o poder de assegurar que todos os pacientes cumpram integralmente suas obrigações financeiras. No entanto, um diferencial significativo que facilita a administração dos pacientes inadimplentes é a utilização de um sistema de cobrança eficaz, como o software para clínicas GesClínica.

Quando se trata de gerir pacientes inadimplentes, a chave é a organização! Com o GesClínica, tudo começa com o acompanhamento em tempo real das contas a receber, o que simplifica a identificação dos pacientes inadimplentes. A partir disso, torna-se mais fácil implementar ações rápidas para resolver as pendências.

Além disso, todo o histórico detalhado das transações financeiras de cada paciente é armazenado, permitindo à gestão identificar padrões de pagamento e formular estratégias específicas para cada caso.

O GesClínica também oferece funcionalidades como:

• Envio de lembretes automáticos;
• Emissão de relatórios financeiros;
• Sistema de pagamentos e cobrança de mensalidades;

Entre outras funções que transformarão a gestão de sua clínica!

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