Uma requisição de estoque é um documento utilizado em empresas para solicitar a reposição de itens no estoque. É essencial que as clínicas compreendam sua função para utilizá-la com eficiência e, sempre que possível, otimizar o processo para evitar erros.
Se sua clínica já utiliza o documento de requisição de estoque, continue lendo para descobrir como torná-lo ainda mais eficiente. Se ainda não o utiliza, este pode ser o ponto de partida para um controle de estoque que trará resultados positivos. Boa leitura!
Como funciona uma requisição de estoque
A requisição de estoque geralmente é preparada por um departamento específico ou indivíduo responsável, como o setor de compras ou um gestor, com base nas necessidades identificadas por outros setores.
Este documento possibilita formalizar e registrar os pedidos, garantindo que a compra de insumos médicos e outros materiais seja conduzida de maneira transparente e organizada. Nele, a clínica declara informações cruciais sobre os materiais necessários, incluindo quantidade, especificações técnicas e até mesmo prazos de entrega desejados.
Após isso, o setor financeiro ou administrativo aprova o pedido e a requisição é encaminhada ao fornecedor. O objetivo primordial é assegurar que não haja falta de materiais essenciais para o funcionamento da clínica, ao mesmo tempo em que se evita excessos e desperdícios, contribuindo para a minimização de custos.
Os elementos comuns encontrados em uma requisição de estoque incluem:
- Nome da clínica;
- Endereço, logotipo e informações de contato;
- Um número único atribuído a cada requisição para fins de rastreamento e controle;
- Data da requisição;
- Lista detalhada dos materiais solicitados, contendo nome do item, código, quantidade necessária, unidade de medida e, se aplicável, especificações técnicas;
- Prazo de entrega desejado;
- Assinaturas com ou sem carimbos de aprovação.
- Algumas clínicas também incluem justificativas para cada pedido, bem como espaço para observações. Estes são os elementos essenciais, embora o formato e conteúdo do documento possam variar de acordo com os procedimentos internos da clínica.
Como entender o momento certo para requisição de estoque
Existem três conceitos-chave para entender a necessidade de uma requisição de estoque: ponto de pedido, estoque mínimo e estoque máximo.
O estoque mínimo representa o nível mais baixo de estoque que uma clínica deve manter para evitar a escassez de materiais durante picos de demanda inesperados ou atrasos no fornecimento. Determinar o estoque mínimo envolve considerar o tempo de entrega dos fornecedores, a taxa de consumo do item e a tolerância da empresa ao risco de falta de estoque. Quando o estoque atinge esse nível mínimo, é hora de efetuar a reposição.
Já o estoque máximo é a quantidade máxima que uma clínica deseja manter para evitar custos excessivos de armazenamento e possíveis deteriorações de materiais. Para determinar o estoque máximo, é necessário levar em conta fatores como o espaço disponível para armazenamento, os custos associados ao armazenamento e o tempo de vida útil do produto.
O ponto de pedido indica quando é necessário gerar uma nova requisição de estoque para garantir que não atinjamos o estoque mínimo antes da chegada de uma nova reposição.
Como calcular requisição de estoque na clínica?
Mas como calcular a requisição de estoque na clínica?
Consideramos o tempo de lead time de entrega dos fornecedores para determinar o ponto de pedido, ou seja, o tempo necessário desde o momento em que a requisição é feita até que os materiais estejam disponíveis para uso efetivo.
Normalmente, o cálculo da requisição de estoque na clínica é realizado da seguinte maneira:
PP = (CM+LT) + EMin
Sendo:
PP = Ponto de pedido
CM = Consumo médio diário
LT = Lead Time
EMin = Estoque Mínimo
Isso significa que a requisição de estoque é um dos principais mecanismos para garantir que a empresa mantenha o estoque dentro dos limites desejados, com base nos conceitos de estoque mínimo, estoque máximo e ponto de pedido.
Principal desafio da requisição de estoque e como solucionar
Depois de entender como funciona a requisição de estoque na clínica, pode parecer simples criar uma folha de papel padrão e preenchê-la conforme necessário. No entanto, isso pode ser mais desafiador do que parece.
Realizar todo o processo manualmente pode ser desafiador, principalmente devido à possibilidade de erros humanos, como erros de cálculo, falhas na comunicação ou registros imprecisos. Além disso, manter o controle de todas as quantidades de itens de estoque, suas datas de entrada e saída, e outras informações relevantes pode se tornar complicado e demorado.
Contar com um sistema de gestão de estoque é, sem dúvida, a melhor abordagem. Softwares médicos, como o GesClínica, auxiliam em um processo mais eficiente, rápido e transparente.
Com recursos como registro de entradas e saídas de estoque, cálculo de estoque mínimo e máximo, e geração automática de pedidos de reposição quando necessário, o GesClínica reduz a probabilidade de erros e acelera todo o processo. Portanto, não se limite a fazer sua requisição em papel ou planilha simples. Solicite uma demonstração gratuita e tenha uma gestão completa e eficiente.
