Evite esses 5 erros na contabilidade: Uma clínica médica é como uma empresa. Assim como qualquer empresa, ela precisa de uma boa administração. Se a administração não for boa, a clínica pode ter problemas e até perder dinheiro. Por isso, é importante cuidar bem das finanças e da contabilidade na clínica médica.
A contabilidade ajuda a controlar o dinheiro da clínica. Isso significa garantir que as contas sejam pagas no prazo certo, que o dinheiro dos pacientes seja registrado corretamente e que tudo esteja organizado de acordo com as leis. Aqui estão cinco erros comuns na contabilidade de clínicas médicas que devem ser evitados!
1. Usar planilhas para fazer o controle
Por muito tempo, as planilhas foram uma ferramenta útil para quem cuida das contas. Porém, com novas ferramentas surgindo, elas não são tão boas como antes. Em virtude de que precisam de mais atenção e tempo para funcionar direito.
Usar planilhas para organizar as contas surpreendentemente, pode levar a mais erros. Por certo, o melhor jeito é usar um programa de computador, como os softwares de gestão, que muitas empresas já usam.
Um sistema de gestão online é melhor e mais barato. Pois o gestor não precisa comprar novos aparelhos ou licenças. E também pode usar o sistema de qualquer aparelho com internet e controlar tudo na hora.
2. Não separar a conta pessoal da empresarial
Outro erro que acontece na contabilidade de clínicas é misturar o dinheiro da clínica com o dinheiro pessoal. Isso significa que o proprietário da clínica usa dinheiro do negócio para pagar coisas pessoais, como contas de casa ou compras para a família.
Se isso é feito com frequência, o negócio fica sem dinheiro para funcionar. Dessa maneira, o proprietário tem que colocar dinheiro pessoal na clínica ou pedir empréstimos, que não são a melhor solução.
A melhor coisa a fazer é definir um salário para o dono da clínica. Isso é como o salário (pró-labore). Assim, o dinheiro fica separado e a clínica não fica sem dinheiro para funcionar.
3. Não emitir nota fiscal
Muitos gestores de clínicas médicas pensam que não precisam emitir notas fiscais, mas estão enganados. Mesmo que a clínica cuide da saúde das pessoas, ela ainda tem que fazer uma nota fiscal depois de atender um paciente.
É importante pagar os impostos certos na clínica e, se você não fizer as notas fiscais, pode ter problemas com a lei. Não se esqueça de que a não emissão de nota fiscal pode ser considerada sonegação fiscal.
E tem mais: ao contrário de outros trabalhos, o médico precisa anotar o CPF das pessoas que atende. Isso é porque as pessoas podem usar essas notas fiscais para pagar menos impostos na declaração de Imposto de Renda. Dá para colocar essas informações no papel de Imposto de Renda ou na declaração oficial. Escolha a forma mais eficaz para a sua clínica, mas não esqueça disso.
4. Não guardar os comprovantes de despesas
Na contabilidade de uma clínica médica, é importante guardar os comprovantes do que foi gasto durante o mês. Muitos desses comprovantes devem ser guardados por pelo ao menos cinco anos. É uma forma de comprovar que a clínica está em dia com seus pagamentos caso algum órgão venha a solicitá-los.
Esses comprovantes também ajudam a saber onde o dinheiro foi usado na clínica. Mostram se foi para comprar aparelhos médicos, remédios, consertos e outras coisas.
Escolha um lugar para guardar esses comprovantes de jeito organizado e fácil de achar. Depois de cinco anos, você pode jogar fora os papéis, mas garanta que ninguém errado possa ver os dados que estão neles.
5. Ignorar o fluxo de caixa
É importante pensar no dinheiro que entra e sai e fazer planos. Quando alguém abre uma clínica, não quer fechá-la em poucos meses. Por isso, é bom pensar a longo prazo e usar isso para controlar o dinheiro.
Hoje em dia, a tecnologia ajuda nisso. O GesClínica, por exemplo, é um programa de computador para médicos que ajuda a cuidar da clínica. Uma das coisas que ele faz é controlar o dinheiro que entra e sai, mostrando tudo na hora e sem precisar escrever tudo de novo.
Esse programa também ajuda a fazer planos. Junta as contas que você tem que pagar e as que você vai receber, e outras coisas também. E com o GesClínica, você tem relatórios com todas as informações para controlar a clínica ainda melhor. Quer saber mais sobre o nosso sistema?
